영구기록물관리기관인 경상남도기록원은 관할 공공기관에서 보유하고 있는 기록물 중 보존기간 30년 이상인 중요기록물을 이관받아 기록물을 안전하고 체계적으로 보존 및 관리한다. 도내 중요기록물의 통합적 관리와 효율적 활용을 위한 기초자료를 마련하기 위해 개원 이후 현재까지 도 및 시·군 19개 기관으로부터 매년 적극적으로 이관을 진행하고 있다.

개원 후 경상남도기록원은 지방기록물관리기관의 설립 의무화 이전에 국가기록원에 이관되어 있던 경상남도의 중요기록물 약 23만 권을 2020년부터 2023년까지 4년에 걸쳐 다시 이관받았다. 4년간 재이관된 기록물은 크게 농지원부, 건축허가 등 도민의 재산과 밀접한 연관이 있는 증빙류 기록물, 도시계획, 도내 산업단지 개발, 경남 탄생 100주년 기념사업 등 경상남도와 관련된 역사기록물, 제20대 최종호 도지사, 제27, 29~30대 김혁규 도지사 당시 시청각 자료를 포함한 기관장 기록물로 나눌 수 있다. 도(道) 중요기록물의 재이관 사업은 경상남도의 기록을 직접 관리함으로써 도민의 기록정보 접근성을 강화하고, 행정의 투명성 및 책임성을 제고하며, 경상남도의 역사를 온전히 전승할 수 있게 하는 중요한 사업이였다.

경상남도기록원이 이관받은 기록물의 유형을 살펴보면 첫째, 문서, 대장, 카드, 도면 등 보존기간 30년 이상의 중요기록물을 들 수 있다. 농지개혁 이후 분배 농지 상환 대장, 토지대장, 경상남도 수형인명부, 도시개발 관련 문서, 경상남도청 이전 관계 서류 등이 그것이다. 둘째, 사진·필름류, 녹음·동영상류와 같은 시청각 기록물로, 독립운동자 구술채록 동영상, 거제시 옥포 조선소·거제 포로수용소 사진 자료 등이다. 셋째, 관할 기록관이 보유한 행정박물로, 관인, 기관장 선물, 당선증, 협약서 등이 있다.

그리고 지역의 역사를 보존하고 도민의 기록문화 향유를 통한 삶의 질 향상을 목적으로 하는 민간 기록 수집은 2020년 2월 ｢경상남도 민간 기록물 수집과 관리에 관한 조례(이하 민간 기록 조례)｣를 제정하면서 본격화되었다. 대표적인 예로 진주-부산-창원으로 이어지는 경상남도청 이전에 관한 ‘도청 기록화 사업(2019년~2020년)’, 경상남도의 독립운동 관련 기록을 조사·정리하는 ‘경상남도 근현대사 기록물 조사 및 수집 사업(2019년~2020년)’, 지역 내 청년 아키비스트를 양성하는 ‘청년이 기록하는 경남(2021년)’ 등의 기록화 사업을 진행해오고 있다. 그 외 특정 주제나 유형별 기록물을 선별하여 기획 수집을 추진하고 있다. 기획 수집을 일반적으로 기록물 기증으로 이어지는데, 강제동원 관련 기록물(2022년) 수집 및 구술 채록, 『독립운동소사』 작성 노트(2023년)가 대표적이다.