2019년에 개원한 서울기록원은 서울특별시의 역사·행정 기록뿐만 아니라 시민의 다양한 기억과 도시 변화상을 체계적으로 수집·보존·공유하는 대표적인 아카이브이다. 지방자치의 발전과 함께 행정의 투명성과 시민의 알 권리에 대한 요구가 높아지는 시대 변화 속에서 설립된 서울기록원은, 서울의 주요 공공기록을 통합적으로 관리하고 서울에 대한 기록화를 통해 시민과 함께하는 열린 아카이브를 지향한다. 또한 서울의 과거를 기억하고 현재를 설명하며 미래를 준비하는 공공기록 플랫폼의 역할을 위해 노력하고 있다.

서울기록원의 건립은 2007년 개정된 ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제11조에 따라 특별시·광역시 등이 소관 기록물의 영구 보존 관리를 위해 영구기록물관리기관을 설치하도록 한 제도적 변화에서 출발하였다. 같은 해 12월 서울특별시는 지방자치단체 최초로 ‘지방기록물관리기관 설립 기본계획’을 수립하였으나, 국비 확보 지연 등의 이유로 한동안 사업 추진이 정체되었다. 이후 2012년 “세계 최고의 서울특별시 아카이브를 건립하기 위하여 미국 국립문서기록관리청(National Archives & Records Administration, NARA)을 포함한 해외의 선진사례를 참조하고 연구용역을 실시하여 설치 및 운영 방안을 마련하라”는 시장의 지시에 따라 ‘서울기록원 건립계획’ 수립을 위한 학술연구용역 및 타당성 조사가 시행되는 등 본격적인 건립 절차를 재개하였다.

2012년 서울기록원의 건립을 전담하는 정보공개정책과가 신설된 데 이어, 다음 해 ｢서울기록원 건립계획｣이 수립되고, 2014년에는 ｢서울특별시 기록물 관리에 관한 조례｣가 제정되면서 서울기록원은 정책비전과 목표를 구체화하였다. 이를 통해 ‘시민과 함께하는 공감 아카이브’를 비전으로 삼고, 공공 아카이브의 새로운 표준을 제시하는 전문 공공 아카이브의 실현과 시민이 쉽게 접근하고 자유롭게 활용할 수 있는 환경을 조성하여 ‘서울의 대표 문화기관으로의 도약’을 핵심 목표로 삼았다.

또한 서울기록원은 브랜드 아이덴티티(BI)를 개발하여 정체성을 구체화하였다. 서울기록원의 BI는 서울의 기록, 시민의 기억, 도시의 역사를 함께 담아 ‘축적되는 기록’과 ‘다양성’의 의미를 전달하고자 하였다. 이를 위해 근대화된 기록의 상징인 수동 타자기의 활자체에서 모티브를 얻어 시간의 축적에서 변화하는 서울의 스카이라인을 시각화하고 상징적으로 구현하였다. 상징의 일부는 서울의 역사와 장소성을 표상하는 기록물 또는 상징 요소로 대체·확장될 수 있도록 설계하여 유연성을 갖췄다. “서울은 당신을 기억합니다”라는 서울기록원의 표어는 당신이라는 대상을 다양한 주체로 변경할 수 있어 더욱 폭넓은 의미를 지닌 메시지가 되도록 하였다.

2017년 9월 서울기록원은 조직을 명문화하고, 2018년 1월, 3개 과·23명의 규모로 정식 출범하였다. 이는 지방기록물관리기관 최초로 완공 전 조직이 마련된 사례로서 개원 준비가 원활하게 되는 데 큰 역할을 하였다. 조직 출범 후 디지털 아카이브 구축과 서울 기록화 사업 등 핵심 사업을 추진하였으며, ‘서울기록원 3개년 운영계획’을 통해 비전·미션별 기능과 업무 체계를 정립하였다. 이후 2019년 3월 28일, 기록물 보존 환경 조성, 시민 접근성 개선, 운영 프로그램 준비를 위해 임시 개원하였다. 이때 시설 점검과 기록원 내외부 사인물 정비를 통해 이용자의 편의성과 접근성을 강화하였다. 같은 해 5월 15일 정식 개원하면서 서울기록원은 서울의 아카이브로서의 본격적인 활동을 시작하게 되었다.

한편, 북한산 자락의 서울특별시 은평구 서울혁신파크 내에 위치한 이곳은 지하 2층, 지상 5층, 연면적 약 15,003㎡의 규모로 건립되었다. 기록원의 공간은 크게 중요 기록물의 안전한 보존 및 복원을 위한 공간과 시민 서비스를 위한 공간으로 구분된다. 보존 및 복원 공간은 기록물의 유형별로 마련된 전용 서고와 복원처리실로 구성되어 있으며, 매체별로 적절한 온습도 조건과 작업 방식을 갖춰 원본 기록물을 안전하게 보존한다. 시민 서비스를 위한 공간은 열람실, 전시실, 교육실 등으로 조성되었으며, 여기서는 시민들이 소장 기록물을 열람하고 다양한 프로그램에 참여할 수 있다.

서울기록원이 수행하는 주요 업무는 크게 세 가지로 구분할 수 있다. 첫 번째는 ｢공공기록물법｣에서 정하는 관할 공공기관을 대상으로 하는 법정 업무이다. 관할 공공기관은 전체 61개로 서울특별시와 자치구, 서울시교육청·교육지원청, 투자·출연기관 등이 해당된다. 서울기록원은 이들 기관의 기록 관리 정책을 총괄하고, 중요 기록물의 이관, 지도·점검 및 지원, 생산 현황과 기록 관리 기준표 관리, 간행물 발간번호 발급 등의 법정 업무를 수행한다.

두 번째 업무는 소장 기록물의 인수부터 보존처리까지 전 과정에 걸친 기록 관리이다. 서울기록원은 이관된 기록물을 물리적으로 정리하거나 상태를 점검하고, 메타데이터를 정비하며, 기술·공개 검토·가치평가, 디지털화, 소독·탈산·복원, 보존처리 등을 통해 체계적으로 관리한다. 이러한 절차와 결과물을 영구기록물관리시스템에 등록하여 전자적으로 관리하며 시민 서비스 콘텐츠 제작의 기반으로 삼는다.

마지막으로 시민들이 소장기록에 쉽게 다가갈 수 있도록 다양한 서비스를 제공하고 있다. 누리집에 방문하면 다양한 온라인 콘텐츠를 확인할 수 있으며, 오프라인으로는 전시, 간행물, 교육 프로그램 등을 통해 소장기록을 직접 확인할 수 있는 기회를 만들고 있다. 또한 기록물의 원문 열람 서비스를 이용하여 시민이 자유롭게 기록물에 접근하고 활용할 수 있도록 지원하고 있다.