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기록문화탐방은 총회 등록자를 대상으로 우리나라의 다양한 전통문화와 우수한 기록관리 수준을 경험할 수 있도록 하기 위해 기획되었다. 총 6개코스로 9월 9일(금)부터 10일(토)까지 반(半)일, 전(全)일, 1박2일로 구분하여 12개 기관을 대상으로 각 코스별(6코스 제외) 버스 2대를 이용하여 진행하기로 하였다. 기획 초기에는 탐방 참가자들에게 더 많은 볼거리를 제공하고자 다양한 기관 방문을 추진하였으나 사전답사를 진행하며 우리나라 교통사정 등을 감안하여 코스별 탐방 기관수 등을 조정하여 1코스는 대통령기록관과 청남대, 2코스는 서울기록관과 한국민속촌, 3코스는 롯데월드 민속박물관과 장서각 그리고 서울기록관으로 확정하였고 4코스는 국회(의사당 및 도서관)와 K스타일허브(한식문화관), 5코스는 국립중앙박물관과 국립한글박물관 그리고 N서울타워로 확정하였다. 마지막으로 유일하게 1박2일 코스로 해인사(팔만대장경판 관람/템플스테이) 방문으로 확정하였다.
기록문화탐방은 9일(금) 오후 2시를 시작으로 4코스와 6코스가 출발하였고, 출발이후에는 탐방 총괄(총회준비기획단)과 총회준비대행사(PCO), 원내인솔자, 영어가이드, 보조인력 전체가 휴대폰 메신저를 이용하여 이동상황 및 이슈사항 등에 대한 내용을 실시간 공유하여 안전문제 등을 최대한 대비하였다. 4코스 탐방팀은 당일 오후 7시 출발지였던 코엑스로 무사히 복귀하였고 6코스 탐방팀도 안전하게 도착하여 템플스테이를 시작하였다. 10일(토) 8시반부터 나머지 1,2,3,5코스 탐방팀이 코엑스에서 출발하였고, 마찬가지로 이날 오후 6코스 탐방팀을 포함한 모든팀이 오후 6시반경에 모두 안전하게 복귀하여 기록문화탐방을 안전하게 마무리하였다. 코스에 참가하였던 노르웨이 국가기록원장(6코스)은 ‘한국의 특별한 전통문화를 경험할 수 있는 좋은 기회였다’는 평을 남겼고, 카자흐스탄 국가기록원장(1코스)은 ‘한국의 기록관리 체계를 한눈에 볼 수 있어서 인상적이었다’는 평을 남기는 등 참가자 대부분 즐겁고 유익한 경험이었다는 평을 남겼다.
최종 기록문화탐방은 77개국 261명으로 집계(국외256, 국내9)되어 세계 각국의 기록관리 전문가들이 참가하였다. 당초 신청현황(356명) 대비 실제 참가(261명)비율은 약 74% 수준이나 유사대회와 비교하여 높은 수준이었다. 다만 한정된 예산으로 인해 전체 등록자수(약2천명)에 비해 소수의 인원에게 기회를 제공하므로서 참가를 원했던 다수 등록자가 참여하지 못한 점은 아쉬움으로 남는다.
체험존은 우리나라 문화 및 기록문화를 이해하고 느낄 수 있는 살아있는 학습의 장으로 구성하고자 했으며 9월 6일(화)부터 9일(금)까지 4일간 총 10개의 아이템을 선정ㆍ운영했다. 구체적으로 체험아이템은 우리나라 국새 및 변천사 등을 이해하고 직접 찍어보는 ‘국새 찍기’, 사관 복장을 착용하고 사관 임명증에 서명 및 사진촬영을 해보는 ‘사관체험’, 옛 선조들의 방식인 오침안정법을 이용해 수첩을 만들어보는 ‘전통제본’, 총회 로고가 상징하는 조화 및 우애를 표현하는 매듭을 직접만들어보는 ‘전통매듭’, 태조ㆍ영조실록 및 연꽃ㆍ도깨비 문양 등 4종을 탁본(습식 탁본)해보는 ‘탁본체험’, 조선시대 사고의 역할을 이해하고 모형을 만들어보는 ‘태백산 사고 만들기’, 한국 전통문양 스탬프와 잉크 색깔을 선택하여 엽서를 꾸며보는 ‘엽서 만들기’, 체질에 맞는 차를 시음해보는 ‘전통차 시음’, 한복을 입고 사진을 찍어보는 ‘한복체험’, 2016 세계기록총회 및 한국적 요소의 백월(back wall)을 배경으로 사진을 찍어보는 ‘포토존’으로 구성되었다.
체험존은 9월 6일(화)부터 9일(금)까지 4일에 걸쳐 오전 9시부터 오후 5시까지 운영하였고 관람객들이 언제든 체험할 수 있도록 상시 운영하였다. 아울러 외국인 참가자가 우리의 기록문화를 이해하고 편히 체험을 할 수 있도록 부스별 영어가능자를 운영인력과 함께 배치하였다. 또한 안전상 문제가 발생하지 않도록 전담 관리요원을 대행사인 ㈜코엑스에서 2명, 원내에서 2명 총 4명을 배치하여 체험존의 운영상황을 관리ㆍ감독하도록 하였다. 특히 국새 찍기의 경우 국새 무게가 약 2kg에 달하기에 낙하로 인한 안전사고를 미연에 차단하기 위해 체험 국새를 끈으로 묶어 테이블에 고정시키고 관람객을 적절히 통제하면서 운영하였다.
2016 세계기록총회 체험존을 4일간 추진한 결과 총 4,131명이 우리나라 문화 및 기록문화를 보고, 느끼고, 경험한 것으로 집계됐다. 또한 산업전(기록산업전, 공공기록전, 체험존)을 관람한 399명을 설문조사한 결과, 체험존이 만족스러웠다고 답한 사람이 202명(51%)으로 조사되었다. 체험아이템 선호도는 전통 제본, 전통 매듭, 국새찍기, 사관체험 순이었다.