아루샤에서 PCOM 위원들은 만장일치로 신규 교육·훈련 프로그램을 채택하였다. 이 프로그램은 지금까지 ICA가 회원들에게 교육·훈련을 제공하던 방식(FIDA를 통한 교육 프로그램의 재정적 지원, 교육자들이 사용할 수 있는 출판물이나 자료 제공 등)을 유지하며 키워갈 예정이다. 온라인 학습 과정과 훈련 패키지 등을 개발하여, ICA 네트워크 전체의 회원들이 활용할 수 있도록 할 것이다. 이 프로그램은 부사무총장인 Margaret Crockett이 이끌 예정이다.

신임전문가 프로그램도 새로운 멘토-멘티 제도를 개발하였다. 2017-18년 신임전문가로 선발된 6명은 각각 멘토를 지정받아 약 1년 동안 그의 전문적 지도와 지원을 받게 된다. 멘토는 기록관리 분야 종사자로서, ICA 개인회원(카테고리 D) 또는 기관회원(카테고리 A 또는 C) 직원이어야 한다. 또한, 기록관리 분야에서 다년간 경험을 쌓은 중간관리자, 교육자 등으로, 신임전문가와 이메일, 문자, 스카이프 등으로 소통할 수 있어야 한다. 2017-18년 멘토 지원서는 2017년 9월 15일까지 접수 받으며, 올해 멕시코 연례회의에서 멘티와 만나게 된다. 한편, 2018년 연례회의는 카메룬에서 개최된다.

역대 UN 사무총장은 모두 9명이다. 사무총장이 퇴임하면, 그의 임기 동안 생산된 기록은 모두 어떻게 되는 것일까? “UN 초기에는, 이런 자료들을 어떻게 처리해야 하는지에 대한 기준이 수립되어 있지 않았습니다.”라고 스티븐 호펙(Stephen Haufek) UN 아카이브 소장은 말했다.

“제1대 트리그브 리(Trygve Lie) 전 사무총장님이 퇴임하셨을 때는 거의 모든 자료를 노르웨이로 들고 가셨습니다. 이제는 노르웨이 국가기록원에서 볼 수 있습니다. 그리고 제2대 다그 함마르셸드(Dag Hammarskjöld) 전 사무총장님께서 1961년에 돌아가신 후, 그의 자료 중 상당 부분이 스웨덴 국립도서관으로 이관되었습니다. 다행히 이 두 분을 제외한 이후 모든 사무총장 자료들은 UN 아카이브에 보존되어 있습니다.”

이제는 담당부서인 UN ARMS(Archives and Records Management Section)와 사무총장실이 협의하여, 서한, 일정, 회의안건 및 회의록, 연설노트 등의 모든 자료가 UN 아카이브로 이관되도록 하고 있다. 그러나 이런 기록물은 공식 UN 자료가 아니므로, 공개되지는 않는다. UN 아카이브 소장 자료는 통상 생산된 지 20년 후에 공개된다. 그러나 전 제7대 코피 아난(Kofi Annan) 사무총장은 투명성을 보장하기 위해 본인 임기 중 생산된 거의 모든 자료를 퇴임 즉시 공개하도록 하는 선례를 2006년에 만들었다. 반기문 전 사무총장도 2016년에 이 전례를 따랐다. UN 아카이브 호펙 소장은 현재 UN 인트라넷인 iSeek을 통해 반기문 전 사무총장의 기록물을 활용한 디지털 아카이브 구축 및 공개를 검토하고 있다.

• 1단계 : 이관(Transfer) 비록 ARMS와 사무총장실은 반기문 전 사무총장의 2번의 임기 동안 기록물 관리와 이관에 대해 지속적으로 협의하였으나, 퇴임 직전에 이 협의 과정이 본격 시작되었다. 디지털 기록도 보존을 위해 아카이브로 이관되었다. “반기문 아카이브 프로젝트”를 위한 최종 기록물 양은 약 1,200 박스이다.
• 2단계: 처리(Process) 다음, 5명이 팀을 꾸려서 기록물 정리와 기술을 진행하고, 보존 상자에 정리해서 넣는다. “기록물이 없으면, 사실을 입증하기가 매우 어려워집니다. 기록물을 보존해야 책임성과 투명성이 보장되는 것입니다.”라고 호펙 소장은 덧붙였다.
• 3단계: 디지털화(Digitize) 모든 기록물은 검색 가능한 고해상도 파일로 스캔된다.
• 4단계: 검토(Review) 모든 기록물의 공개 여부는 공개 여부를 판단할 자력을 가진 담당자가 일일이 판단한다.
• 5단계: 공개(Publish) 약 1년 동안 진행되었던 프로젝트가 거의 마무리된다. 호펙 소장은 “아카이브는 몇 달 이내로 공개될 것입니다. 총 기록물의 약 80%는 공개로 분류되었고, 이는 모두 우리 홈페이지를 통해 보실 수 있습니다.”라고 말했다.