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2023년 중앙행정기관 기록관리기준표 개선 지원 사업 완료
국가기록원은 2023년 중앙행정기관 기록관리기준표 개선 지원 사업을 통해 교육부* 등 6개 기관의 단위과제와 보존기간에 대한 개선을 완료하였다.
* 교육부, 국세청, 경찰청, 농촌진흥청, 새만금개발청, 해양경찰청
국가기록원은 지난 2020년 전체 중앙부처를 대상으로 수요조사를 실시하여 5개년 정비계획을 수립하였으며, 2024년까지 총 38개 중앙행정기관의 기록관리기준표 정비를 계획하고 있다
2020년에는 과기부를 포함한 8개 기관, 2021년에는 문화체육관광부 등 7개 기관, 2022년에는 중소벤처기업부 등 6개 기관을 대상으로 정비하였다.
중앙행정기관 기록관리기준표 개선 지원 사업은 사전준비, 조사실시, 결과 반영, 후속 조치의 4단계 절차로 진행되며, 단계별 세부 사항은 2023년 3월 개정된 중앙행정기관 단위과제 정비 매뉴얼(2차 개정판)을 통해 확인할 수 있다.
정비사업 첫 해인 2020년부터 2022년까지 3년 동안 과기부, 문체부 등 총 21개 기관을 대상으로 기록관리기준표 정비를 완료한 바 있다.
2023년 사업은 3월부터 8월까지 5개월에 걸쳐 진행되었으며, 정비 대상은 교육부 등 6개 기관의 총 231개 부서의 6,919개 단위과제(9,477개 단위과제 카드)였다
최종적으로 1,970개 단위과제가 신설되었고, 1,413개 단위과제가 변경되었으며, 2,653개 단위과제가 폐지되었다. 대략적인 개선 결과는 다음과 같다.
단위과제 수는 7%, 단위과제카드 수는 18% 감소하였다. 전체 단위과제 수는 감소하였으나, 누락 업무 과제의 신설, 포괄적 과제의 분리, 기능유형 오분류 교정 등을 통해 ‘기관고유’ 과제의 수가 크게 증가(17% → 29%)하였다. ‘유사기관공통’ 과제의 경우 원칙적으로 본청 사용이 불가하기 때문에 유형 변경 처리하여 그 수가 크게 감소(16%→ 7%)하였으며, ‘과단위공통’ 과제 또한 국가기록원의 「처리과 공통업무 보존기관 준칙(2022)」을 일괄 적용함에 따라 그 수가 감소(46→ 40%)하였다
또한 정비 작업을 통해 총 295개 단위과제의 보존기간이 재책정되었다. 결과적으로 보존기간 30년 이상 과제의 비율은 6% 증가하였으며, 10년 이하 과제의 비율은 5% 감소하였다.
1~4차 사업 모두에서 단위과제 및 단위과제카드 수량은 감소하지만 기관고유 과제 및 보존기간 30년 이상 과제의 비율은 증가한 것으로 나타났다.
국가기록원은 중앙행정기관 개선 지원사업을 통해 기관이 공통업무 및 고유업무에 따라 단위과제 및 보존기간을 적절하게 운영하고 관리할 수 있도록 지원하고 있으며, 다양한 문제점을 반영하여 기록관리 기준표를 개선해 나갈 예정이다.
