이 기록물철은 1938년 12월부터 1939년 12월까지 조선총독부 외사부와 총독부 각 부서의 국장과 과장, 조선총독부 출장소의 장들, 도지사, 각종 협회의 회장, 중국·만주 각지에 있는 일본 대사관의 대사나 사무관 등이 서로 주고받은 예규들을 정리한 것이다. 이 문서는 표지, 목차, 문서 등으로 구성되어 있다. 목차는 아주 간단하게 정리되어 있는데 본문과 비교해 보면 누락된 문서가 많다. 일제는 1931년 만주사변과 이듬해 만주국 건설을 통해 본격적으로 대륙침략을 시작하였다. 이 과정에서 1932년 상하이사변을 일으켜 수많은 양민들을 죽였으며, 산하이관(山海關:1933)을 점령하여 화북지방을 침략하였다. 1937년 7월 중일전쟁을 개시하면서 12월 난징(南京)을 점령, 불과 이틀만에 12,000명의 비전투원인 중국인을 학살한 난징대학살 사건을 일으켰다. 그리하여 일제에 대한 중국인의 반일 감정이 격화되어 일인들이 피살되는 상황이 전개된다. 이에 일본은 일인의 안전을 위해 중국으로의 도항을 엄격히 통제하는 한편 대륙침략전쟁을 수행하기 위해 필요한 일본군점령지역으로의 일본인 이주와 이동을 적극적으로 장려하고 있었다. 대륙으로 이동한 일본인의 경우를 보면, 식민지 경영과 관련한 이동과 순수하게 노동을 목적으로 이동하는 두 부류가 있었다. 1939년 당시 만주와 중국에 재류한 인구를 살펴보면, 아시아 전체 재류인구 752,078명 가운데 만주국에 492,947명, 중국에 216,641명에 달한다. 본문은 주로 아시아 국가, 그 가운데 특히 중국 대륙으로 도항하는 것과 관련하여 여권 비자 발급, 도항자의 취급 방법 등의 내용이 실려 있다. 사변발발 이후 홍콩(香港), 칭따오(靑島), 지난(濟南), 광뚱(廣東), 한커우(漢口), 하이저우(海州) 방면 등의 도항자에 대해 부분적으로 통제가 완화된 모습을 보여준다. 요컨대, 이 기록물철은 중일전쟁 이후 1938∼9년 당시 만주, 중국, 일본의 전시하 상황과 일제가 본격적으로 착수해 나가는 대륙침략정책을 잘 보여주는 자료이다. 그리고 이 시기 도항하는데 필요한 절차, 관계 서류, 그리고 그것들의 변동에 관한 내용, 도항 방침 등 도항에 관한 상세한 내용을 담고 있어 당시 해외 도항에 관련한 사항들을 파악하는데 유용하다.