한국기록학회와 국가기록원은 12일 대전기록관 세미나실에서 학회 임원 및 회원, 유관기관 담당자 등 50여 명이 참석한 가운데, 공동발표회를 열어 기록관리 관련 정보교류 및 의견교환 등 적극적인 소통의 장을 가졌다.

개회식, 주제 발표와 토론, 질의·응답으로 진행된 이날 공동발표회에서 박지태 국가기록원 연구관은 「2017년 기록물 생산현황분석」을 주제로 첫 번째 발표에 나서, 2017년도 생산현황을 통보한 713개 기관 중 중앙행정기관을 대상으로 분석한 결과를 발표하였다. 이들 기관의 현황을 7개 유형별로 분석하고, 개선방안을 첫째, 본래의 목적에 부합되도록 생산현황 통보제도 개선, 둘째 기관과의 신뢰성 회복방안 마련 필요, 셋째 신뢰성 제고를 위한 방안 마련, 넷째 전자적 기록관리 원칙에 부합되도록 시스템 분야의 개선 등 네가지를 제안하였다.

이와 관련, 토론자인 부산대 사회과학연구원 현문수 박사는 관련 자료작성의 수작업, 통보서식의 비효율성 등 생산현황통보제도 운영의 문제점을 지적하며, 기록화 대상의 정의 및 생산과 관리 통제, 메타데이터의 적절한 생산 및 관리 지원, 분류 및 보존기간 정보의 할당 지원 등의 방안을 제안했다.

두 번째 발표자인 강호출 국가기록원 연구관은  「중앙·특행 이관기록물 현황분석」의 주제에서 중앙 30개, 특행 30개 등 총 60개 기관 CAMS에 등록된 일반기록물 1백61만여 권을 분석한 결과, 정부수립 초기 조직변동 이전 기획문서 및 소속기관 기록물의 이관 저조, 특정 유형 기록물 결락, 이관기록물의 업무기능 편중 등이 나타났다고 발표했다.

토론에 나선 법제처 정영란 연구사는 60개 기관 중 31개 기관의 담당자를 대상으로 설문조사를 했으며, 그 중 일부 기관의 답변만을 기본자료로 분석한 것, 현장 방문 시 목적을 명확히 하지 않은 것, 분석결과서를 사전에 공유하지 않은 것, 특정 기관의 업무프로세스와 시대적 환경 등이 있는 시기 동안 집중 생산된 기록물을 일반적인 현황으로 본 것 등은 적절하지 않다는 주장이 있었다며, 이관현황자료 분석 시 당시 보존체계를 고려한 기준표에 맞게 정리·분석, 전자기록으로의 확대 등을 현황분석 시 개선방안으로 제시했다.

세 번째 주제인 「생산현황통보제도에 대한 기록전문가 면담연구」를 발표한 한국외대 황진현 박사과정은 제도취지를 묻는 면담에서 기록생산의 강제와 모니터링, 무단파기 방지 등 제도의 취지는 공감하나 운영상 현실적인 문제가 있다고 지적했으며, 데이터에 대한 입장에서는 처리과, 기록관, 영구기록물관리기관이 각각 달랐고, 시스템과 서식에서는 수작업 통보, 통보서식의 다양함, 적용기준의 불명확 및 처리과 담당자의 이해 부족 등으로 데이터의 신뢰성이 저하되므로 이에 대한 개선이 필요하다고 주장했다.

이에 대해 왕호성 국가기록원 연구사는 처리과에서 수기로 작성하는 데이터를 기록관이 그대로 통보하고 있으며, 이를 취합하는 국가기록원의 데이터 신뢰성 측정 장치 역시 미비한 상태라며, 데이터 수작업이 시스템 오류의 가장 큰 원인이어서 수기 방식인 서식의 축소가 해결방안임에도 불구하고, 총 19종에서 12종으로 줄이는데 그치고 있다고 지적했다.

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이소연 국가기록원장은 “생산현황 분석이나 이관기록물 현황에 대한 보고를 받으면서 학회와 유관기관, 각 기록관의 공유가 필요하다고 판단해 이번 공동발표회를 갖게 되었다.”며 “3개의 주제가 서로 다른 별개의 것이라고 생각되었지만, 발표와 토론을 통해 하나의 결과로 응집하는 성과를 거두었다. 발표자와 토론자, 모든 참석자에게 감사드린다.”고 밝혔다.