제2조 (공문서의 정의)
공문서라 함은 행정기관에서 사용되는 문장, 통계 및 도면으로 된 행정상의 일반적인 문서를 말한다.(「정부공문서규정」 제2조, 1961.9.13)
나라가 있고 행정이 있으면 공문서가 생산된다. 진시황도 문서를 통해 보고를 받고 명령을 전달했으며, 고려와 조선도 마찬가지였다. 우리나라에서 공문서라는 용어가 처음 사용된 시기는 100여 년 전부터이다. 1895년「공문류별급식양(公文類別及式樣)」과 1909년 탁지부훈령인 「공문서기재에 관한 건」등을 통해 ‘공문’, ‘공문류’, ‘공문서’라는 용어가 처음 등장하고 이와 함께 공문서 작성양식을 규정하고 있다. 공문서의 작성방법을 구체화하여 법규로 정한 것은 1912년 조선총독부 훈령 제36호「조선총독부공문서규정」이다.
정부수립 후인 1949년 7월 대통령훈령 제1호로「정부처무규정」이 제정되고, 1950년 3월 대통령 훈령 제3호「공문서규정」이 제정되면서 공문서의 처리기준이 마련되었다. 그러나 정부의 행정체제는 아직 조선총독부 체제의 틀을 크게 벗어나지 못하고 있었는데, 1950년대 중반부터 미국의 행정기법과 지식을 경험하며 서서히 엘리트로 성장하고 있던 한국 육군, 공무원, 행정학도 등이 1960년대 초반 행정주체 및 행정개혁의 추진 주체로 자리 잡으면서 우리나라의 행정을 체계적으로 현대화하며 발전시켜 나갔다.
공문서는 의사 전달, 의사 보존, 자료 제공의 기능을 갖는다. 조직의 의사를 내부나 외부로 전달하고, 업무처리 결과의 증거자료로 활용되므로 일정기간 보존하고 있으며, 문서 처리가 완료된 문서는 필요할 때 언제든지 다시 활용되어 행정활동을 촉진시켜준다. 이러한 기능을 효과적으로 하기 위해 공문서는 시대에 따라 변화되었다. 가장 큰 변화는 한글전용과 가로쓰기였다.
- 공문서 가로쓰는데 관하여(1958)
정부 각 기관의 한글쓰기가 확대되고 있는 가운데, 한글 타자기의 이용이 늘어나고 있던 1950년대 후반에는 공문서의 가로쓰기가 국무원 사무국에서 검토되었고, 1961년 행정간소화 방침에 따라 가로쓰기가 시행되었다. 이러한 변화는 1961년「정부공문서규정」을 비롯하여 각종 관련 법령들이 제정되면서 공문서 작성 양식이 크게 현대화되었고, 1990년대 들어서면서 공문서의 작성에 컴퓨터가 활용되면서, 공문서 규격도 B5에서 현재의 A4로 바뀌었다.
- 정부공문서규정안 및 양식 제정절차 규정안(1961)
- 사무관리규정시행규칙(1991)
공문서 작성이 효율적 방향으로 변화하는 것에 발맞추어 민간인이 제출하는 각종 서류를 신속하고 적절하게 처리하도록 하는 민원사무처리의 기준도 정비되었다. 이 규정들은 민간인이 행정기관에 제출하여야 하는 서류를 간소화하고, 처리과정을 민원 당사자가 알 수 있도록 하여 민원인의 편의 확대에 크게 기여하였다.
사문서와 달리 공공의 신뢰도를 갖고 있는 공문서에 대한 관리는 매우 철저하다. 보안의 필요성에 따라 등급을 지정하여 관리하고 있고, 중요도와 필요성에 따라 1년부터 영구보존까지 7종의 보존기간이 정해져 있다. 1990년대 중반 이후 전자결재시스템이 도입되면서 결재를 받기 위해 상사의 사무실 앞에서 결재판을 들고 길게 줄서는 풍경이 점차 사라졌으며, 2004년부터 전자문서시스템이 본격 도입되면서 종이문서를 출력해 캐비닛에 보관하는 관행도 급격히 줄었다. 신뢰도가 중요한 공문서의 허위 작성이나 위·변조 행위에 대해서는 무거운 형사 처벌이 규정되어 있다.
- 공공기록물관리에관한법률안(1998)
- 국가법령정보센터 (http://www.law.go.kr/lsInfoP.do?lsiSeq=26851#0000)
- 네이버 지식백과 한국민족문화대백과 (http://terms.naver.com)
- 이상훈, 「한국정부 수립 이후 행정체제의 변동과 국가기록관리체제의 개편(1948년~64년)」, 『한국기록학연구』 제21호, 한국기록학회, 2009.
- 한국지적 100년 자료실
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